Tìm hiểu về phần mềm bán hàng

Thứ ba - 05/11/2019 22:02
Những ai làm kinh doanh có lẽ không thể phủ nhận sự thành bại của hoạt động kinh doanh một phần được quyết định bởi phần mềm quản lý bán hàng. Nếu chọn được phần mềm bán hàng tốt thì sự thành công đến với doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh hơn.
Tìm hiểu về phần mềm bán hàng
Những ai làm kinh doanh có lẽ không thể phủ nhận sự thành bại của hoạt động kinh doanh một phần được quyết định bởi phần mềm quản lý bán hàng. Nếu chọn được phần mềm bán hàng tốt thì sự thành công đến với doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh hơn.

I, Đặc điểm của phần mềm bán hàng

Nếu bạn đã tìm hiểu về phần mềm thì chắc biết rằng phần mềm có 2 loại chính gồm phần mềm bán hàng online và phần mềm bán hàng offline.

Phần mềm bán hàng online

Phần mềm bán hàng online là những phần mềm nền web, được viết trên công nghệ điện toán đám mây. Đây cũng là xu hướng chủ đạo được các nhà cung cấp phần mềm bán hàng hướng tới hiện nay.
Ví dụ: Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn, Kiotviet, Sapo, Suno...


Về chi phí mua phần mềm bán hàng online

Chi phí của phần mềm online phụ thuộc vào gói dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Tùy vào từng gói dịch vụ mà mức phí bạn phải trả cũng khác nhau. Sở dĩ có nhiều gói dịch vụ là để đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng. Phần mềm online thường được bán theo kì, theo quý, bạn có thể tham khảo nhiều gói dịch vụ để chọn gói có mức phí mình cảm thấy phù hợp. Thông thường, phí của phần mềm online đắt hơn phần mềm offline.

Về cách cài đặt, sử dụng phần mềm

Vì là phần mềm online nên bạn truy cập vào website để sử dụng phần mềm trực tiếp trên giao diện web. Hoặc bạn cũng có thể tải phần mềm hoàn toàn miễn phí từ cửa hàng ứng dụng của IOS và Android.

Về thiết bị sử dụng phần mềm

Bạn có thể sử dụng phần mềm bán hàng online trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, máy tính bảng, điện thoại…Vì là online nên bạn có thể kiểm soát hoạt động kinh doanh từ xa thông qua thiết bị điện thoại.
tim hieu ve phan mem ban hang 1


Về tính bảo mật và an toàn của phần mềm online

Phần mềm online được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, đảm bảo tính bảo mật và an toàn tuyệt đối. Khi có vấn đề xảy ra với thiết bị sử dụng, dữ liệu sẽ không bị ảnh hưởng mà vẫn có thể tiếp tục cập nhật khi thiết bị trở lại bình thường. Vì thế, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về dữ liệu của mình không bị mất khi có vấn đề gì xảy ra.

Về tính năng của phần mềm online

Phần mềm bán hàng online có rất nhiều tính năng, hỗ trợ tối đa cho công việc kinh doanh của chủ cửa hàng. Mặt khác, phần mềm có khả năng tự cập nhật mà không mất thêm phí.

Khả năng linh động

Với phần mềm bán hàng online, người dùng có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. Chủ cửa hàng dễ dàng quản lý từ xa chỉ với một chiếc điện thoại hay máy tính có kết nối internet. Không cần phải trực tiếp đến cửa hàng hay phải có mặt 24/24h tại cửa hàng mà vẫn quản lý cửa hàng hiệu quả.

Với những đặc điểm chính vừa được nêu ở trên, có thể thấy, phần mềm bán hàng online sẽ phù hợp với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, giúp chủ cửa hàng quản lý được hoạt động kinh doanh dễ dàng, đơn giản hơn dù không có mặt trực tiếp ở đó. Với sự phát triển của thiết bị hiện đại như smartphone, tablet cùng kết nối wifi, 3G, 4G ngày càng nhiều, phần mềm bán hàng online là xu hướng chung khi nó được nhiều người dùng lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên, phần mềm bán hàng online lại không phù hợp với những cửa hàng nhỏ, không có chi nhánh hay những cửa hàng ở khu vực địa lý khó kết nối internet.

Phần mềm online có những ưu điểm sau:

- Không cần cài đặt: Chỉ cần mở trình duyệt web lên, đăng nhập vào phần mềm là bạn có thể dùng được.
- Sử dụng ở mọi nơi, trên nhiều thiết bị: Dù bạn đang ở cơ quan, hay đi du lịch, chỉ cần bạn có bất cứ thiết bị nào có khả năng kết nối internet thì bạn đều có thể sử dụng được, từ máy tính, laptop cho đến điện thoai, máy tính bảng...
- Tương tích với mọi hệ điều hành: Như đã nói ở trên, chỉ cần có kết nối mạng và 1 trình duyệt internet, không quan trọng việc bạn đang dùng Windows, Mac OS hay Android...
- Khả năng sao lưu đồng bộ dữ liệu tuyệt vời: Với ưu điểm vượt trội của nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu bán hàng của bạn luôn được sao lưu đồng bộ với máy chủ, đảm bảo cho dữ liệu luôn được an toàn.

Tuy nhiên, phần mềm bán hàng online còn tồn tại nhược điểm khá lớn đó là phụ thuộc vào internet. Tất cả mọi hoạt động của bán hàng online đều được thực hiện "online", đồng nghĩa với việc nếu không có kết nối mạng thì bạn khó mà có thể sử dụng được. Hạn chế này có thể tạm thời được khắc phục bằng cách bạn nhập dữ liệuvào file Excel sau đó import lên phần mềm (đối với những phần mềm bán hàng online có hỗ trợ các tính năng import).


Phần mềm bán hàng offline

Phần mềm quản lý offline là những phần mềm được đóng gói thành 1 file cài đặt, dữ liệu trong quá trình hoạt động được lưu trực tiếp vào thiết bị.
Ví dụ: iSale, Sale DXD, Anviet,...


Ưu điểm của phần mềm offline chính là nhược điểm của phần mềm online, đó là không phụ thuộc vào internet vẫn hoạt động bình thường. Vì là phần mềm offline, cơ sở dữ liệu được đọc và ghi trên chính thiết bị, nên phần mềm quản lý bán hàng offline hoàn toàn không phụ thuộc vào kết nối internet. Vậy nên, nếu bạn kinh doanh ở vùng khó kết nối internet hay cửa hàng không có nhiều chi nhánh thì phần mềm offline là sự lựa chọn tuyệt vời.

Ưu điểm nữa của phần mềm bán hàng offline là giá rẻ, mua 1 lần dùng trọn đời, không phải trả chi phí nhiều lần.

Nhược điểm của phần mềm bán hàng offline là chỉ chạy được trên 1 thiết bị duy nhất, 1 hệ điều hành cố định, nguy cơ mất dữ liệu cao khi có trục trặc.
tim hieu ve phan mem ban hang 5


II, Những sai lầm cần tránh khi mua phần mềm bán hàng

Những sai lầm cần tránh khi mua phần mềm bán hàng:

1, Không biết mình cần gì nên đưa ra yêu cầu chung chung

Có nhiều khách hàng khi tìm mua phần mềm, cần tư vấn không biết mình thực sự cần những gì nên khi hỏi nhân viên tư vấn, đưa ra yêu cầu quá chung chung. Nếu là một nhân viên đã có kinh nghiệm, biết gợi mở nhu cầu của khách hàng thì sẽ hỏi đúng để tìm hiểu thực chất khách hàng cần gì. Nhưng nếu nhân viên đó không biết cách hỏi nhu cầu thì có thể bạn sẽ mua phải phần mềm không phù hợp.
Ví dụ cụ thể: Bạn đang kinh doanh mặt hàng nhôm kính thì cần quản lý đa đơn vị tính, lượng mã hàng cũng khoảng vài nghìn mã trở lên. Vậy thì các phần mềm của đơn vị thương mại sẽ không quản lý được mà phải thiết kế riêng.


2, Đưa ra quá nhiều yêu cầu

Một số khách hàng khác cũng vì không biết mình thực sự cần gì nên đưa ra quá nhiều yêu cầu, họ cứ nghĩ rằng càng có nhiều tính năng thì càng tốt, nhưng thực ra, có nhiều tính năng sẽ khiến họ khó quản lý hơn, tốn kém chi phí hơn khi đầu tư phần mềm đắt tiền mà đáng ra là không cần thiết.

Một số tính năng không thực sự quan trọng của phần mềm đó là:

- Tích hợp thêm phần báo cáo tài chính, báo cáo thuế
- Tồn kho theo vị trí
- Tính năng đặt hàng
- Quản lý đơn hàng
tim hieu ve phan mem ban hang 4

3, Không lên kế hoạch dài hạn

Nhiều khách hàng chỉ xác định cái lợi trước mắt, chỉ đưa ra kế hoạch ngắn hạn chứ không dài hạn trong tương lai, do đó, khi mua phần mềm chỉ cần những tính năng đáp ứng được nhu cầu hiện tại. Họ không nghĩ tới dài hạn nên không xét đến trường hợp doanh nghiệp ngày càng phát triển, phần mềm cũng đòi hỏi phải cao hơn. Vì thế, muốn doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển thì bạn cần tính toán thật kĩ trước khi chọn mua phần mềm.

4, Mua phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp nhỏ, họ chỉ cần biết tồn kho từng mặt hàng hiện tại là bao nhiêu, doanh thu và lãi trong tháng thế nào, có ai còn nợ và nợ bao nhiêu. Để quản lý nhanh chóng, hiệu quả thì họ chỉ cần dùng excel để quản lý. Ai không giỏi excel thì mua trên excel để trường hợp gặp sự cố sẽ được trợ giúp.

Với doanh nghiệp lớn thì đòi hỏi phần mềm phải chuyên nghiệp, để có thể dễ dàng xử lý dữ liệu lớn, phân quyền để nhiều người cùng sử dụng, an toàn dữ liệu và tránh gian lận.


5. Luôn mong muốn chi phí rẻ

Vấn đề chi phí luôn được khách hàng quan tâm nhưng có nhiều khách hàng chỉ muốn mua phần mềm với chi phí rẻ mà lại đòi hỏi nhiều tính năng. Thực tế, đơn vị cung cấp phần mềm đã đưa ra mức giá tương xứng với những tính năng mà phần mềm sở hữu. Do đó, bạn không nên vì quá ham rẻ mà mua phần mềm kém chất lượng. Bạn hãy hiểu rằng phần mềm bán hàng là công cụ giúp bạn cảm thấy dễ dàng trong kinh doanh, có thêm thời gian bán hàng giúp tăng doanh số. Vậy nên, việc đầu tư một phần mềm chất lượng là không hề uổng phí.

III, Những tiêu chí chọn phần mềm bán hàng

1, Phần mềm bán hàng có thể quản lý ở khoảng cách xa

Các chủ shop thời trang thường thuê nhân viên nên không thể lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng, việc ghi chép thủ công, hoặc làm bằng excel lại dễ có sai sót, nên không thể kiểm soát được tình hình kinh doanh trong shop của mình một cách chính xác, tối ưu nhất. Phần mềm quản lý bán hàng lại làm được điều đó và còn ưu việt hơn.

Dù chủ shop có đi về quê, hay đi du lịch cùng gia đình hay đi công tác, chỉ cần có internet thì đều có thể quản lý được tất cả các cửa hàng thời trang của mình giống như mình vẫn quản lý ngay trong cửa hàng của mình.


2. Quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho luôn được quản lý một cách chặt chẽ, linh động theo từng size số, mẫu mã, màu sắc của sản phẩm có trong kho, mà không mất công tìm kiếm.

3. Lưu trữ thông tin khách hàng

Thông tin của khách hàng được lưu trữ một cách nhanh chóng, thuận tiện trong những lần mua hàng sau. Từ đó, cửa hàng thời trang có thể chăm sóc khách hàng tốt nhất, trong những dịp tri ân, giảm giá, hoặc gửi những tin nhắn chúc mừng trong những ngày lễ đặc biệt. Cái này không nhiều chủ cửa hàng thời trang để ý đến nhưng nó giúp rẩt nhiều trong việc tạo ấn tượng tốt đến khách hàng.

4. Kiểm soát tình hình thu chi, doanh số

Phần mềm bán hàng có thể kiểm soát dễ dàng và nhanh chóng, cập nhật được tính hình thu chi, cũng như doanh số của cửa hàng thời trang. Để đưa ra được báo cáo chi tiết tạo tiền đề cho các bước chiến lược phát triển của cửa hàng.

5. Quản lý nguồn hàng xuất, nhập

Ngoài ra, phần mềm bán hàng shop thời trang còn quản lý được nguồn hàng xuất, nhập ở trên nhiều kênh bán hàng khác nhau như website, fanpage, sàn thương mại điện tử, bán hàng tại cửa hàng…
Đó là những tiêu chí khi chọn phần mềm bán hàng cho shop thời trang bạn cần lưu ý. Đó là những tính năng rất cần thiết, giúp ích nhiều cho công việc kinh doanh.
tim hieu ve phan mem ban hang 2


IV, nên dùng phần mềm bán hàng online, online khi nào

Mỗi phần mềm lại sở hữu những ưu điểm nổi bật riêng. Vậy phần mềm bán hàng online và offline nên dùng khi nào?

1, Trường hợp nên dùng phần mềm bán hàng online

Phần mềm bán hàng online có đặc điểm nổi bật là người dùng có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. Chủ cửa hàng dễ dàng quản lý từ xa chỉ với một chiếc điện thoại hay máy tính có kết nối internet mà không cần phải trực tiếp có mặt ở cửa hàng. Vậy nên, phần mềm bán hàng online sẽ phù hợp với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, giúp chủ cửa hàng quản lý được hoạt động kinh doanh dễ dàng dù không có mặt trực tiếp. Mọi hoạt động kinh doanh của cửa hàng người quản lý đều có thể nắm rất rõ thông qua phần mềm bán hàng online. Với sự phát triển của thiết bị hiện đại như smartphone, tablet cùng kết nối wifi, 3G, 4G ngày càng nhiều thì phần mềm bán hàng online thực sự phù hợp cho người dùng thường xuyên vắng mặt, phải đi công tác xa, quản lý mọi công việc từ xa.

2, Trường hợp nên dùng phần mềm bán hàng offline

Phần mềm bán hàng offline có đặc trưng là không cần kết nối internet vẫn có thể sử dụng được, chi phí lại khá rẻ, rẻ hơn nhiều so với phần mềm bán hàng online. Vậy nên, bạn hãy sử dụng phần mềm offline khi bạn đang kinh doanh cửa hàng nhỏ, không có chi nhánh. Hoặc bạn đang kinh doanh tại vùng khó kết nối internet. Bạn thường xuyên làm việc tại cửa hàng thì nên chọn phần mềm offline.
Với chi phí rẻ, khi sử dụng phần mềm bán hàng offline bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả cho công việc.

 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Thống kê
  • Đang truy cập19
  • Hôm nay2,368
  • Tháng hiện tại60,293
  • Tổng lượt truy cập2,667,289
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây