Làm sao để sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả hơn.

Thứ sáu - 01/11/2019 22:22
Nhiều người cho rằng chỉ cần có máy quét mã vạch và mã vạch trên sản phẩm là có thể đọc được mã vạch, nhưng thực tế không phải như vậy, mà còn cần đến một số thiết bị khác nữa. Vậy sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả cần những gì?
Làm sao để sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả hơn.

Nhiều người cho rằng chỉ cần có máy quét mã vạch và mã vạch trên sản phẩm là có thể đọc được mã vạch, nhưng thực tế không phải như vậy, mà còn cần đến một số thiết bị khác nữa. Vậy sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả cần những gì?

I, Làm sao để sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả hơn.

Máy quét mã vạch hay còn gọi là máy đọc mã vạch, đầu đọc mã vạch là một bộ phận trong chuỗi thiết bị bán hàng. Tác dụng của máy đọc là giải mã và truyền dữ liệu đến một bộ máy tính hoặc máy chủ. Nơi này là nơi quản lý tất cả các dữ liệu của bạn, từ dữ liệu giá bán của các sản phẩm đến số lượng nhập hàng và số lượng bán ra, số liệu hàng hóa tồn kho nằm trong máy chủ của bạn luôn.

Để có thể quản lý những số liệu đó bạn cần đến một phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ tất cả, từ đó bạn có thể quản lý việc bán hàng của mình ngay trên màn hình máy tính.

Nhưng để có thể thanh toán với khách hàng thì bạn cần phải có máy in hóa đơn. Mọi thông tin trong hóa đơn đều được bộ phần mềm quản lý kia thiết kế và điều khiển in ấn.

Bên cạnh đó, bạn còn cần thêm một chiếc máy in mã vạch bởi vì trong quá trình quản lý hàng hóa và bán hàng, có thể sẽ gặp phải vấn đề mã vạch trùng nhau. Dùng máy in mã vạch để tạo ra một mã vạch riêng cho việc quản lý của bạn. Cùng một mặt hàng nhưng bạn có thể tự do đánh số từng sản phẩm lẻ để quản lý theo số thứ tự mà bạn đã in.

Như vậy, để sử dụng máy quét mã vạch hiệu quả thì bạn sẽ cần thêm các thiết bị máy in hóa đơn, máy in mã vạch, máy tính và phần mềm bán hàng.

 

lam sao de su dung may quet ma vach hieu qua hon 4



Một số thiết bị hỗ trợ khác

Nếu bạn có điều kiện và muốn tạo sự chuyên nghiệp hơn cho cửa hàng của mình thì ngoài những thiết bị trên, bạn có thể trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như:

Ngăn kéo đựng tiền:

Đây là thiết bị đi kèm với máy in hóa đơn giúp thanh toán nhanh chóng và chính xác hơn. Bạn sẽ không cần phải tự mở ngăn kéo một cách thủ công mỗi lần thanh toán. Thay vào đó khi có lệnh thanh toán, ngăn kéo sẽ tự động bật ra, điều đó chắc chắn sẽ khiến cho khách hàng ngạc nhiên và cảm thấy cửa hàng của bạn thật là chuyên nghiệp.

Máy kiểm kho:

Đây là thiết bị phụ trợ cho người quản lý hơn là người bán hàng. Khi bạn kinh doanh thì bất cứ lĩnh vực nào cũng cần đến việc kiểm kê hàng tháng. Vì thế, một chiếc máy kiểm kho giúp cho người quản lý kiểm kê, có những số liệu chuẩn nhất. Thay vì phải kiểm kho bằng tay, dùng sổ sách dễ gây nhầm lẫn.

II, Những câu hỏi thường gặp

Câu 1: Tôi nghe nhiều người nói "lập trình để đọc tem nhãn mã vạch”. Vậy có phải cần phải có một chương trình để đọc tem nhãn mã vạch?

Trả lời: Cho tới nay, tem nhãn mã vạch chỉ có thể đọc được bằng một thiết bị duy nhất là máy quét tem nhãn mã vạch chính hãng (barcode scanner). Bên trong máy quét đã có sẵn một chương trình để giải mã các loại barcode. Đó chính là chương trình dùng để đọc tem nhãn mã vạch. Các máy barcode scanner giao tiếp với máy tính thường qua 1 trong các cổng là: keyboard, USB và COM.alt

Nếu khách hàng có một máy quét dùng cổng keyboard hoặc USB thì bộ phận giải mã của máy quét sẽ đưa thẳng mã số vào ngay tại vị trí con nháy bất luận khách hàng đang áp dụng chương trình gì. Điều này tương tự như khi ta đang gõ bàn phím.
Nếu khách hàng có một máy quét dùng cổng COM thì khách hàng cần phải viết một chương trình để chuyển đổi tín hiệu thu được tại cổng COM thành dạng văn bản. Lập "trình để đọc tem nhãn mã vạch" ở đây có nghĩa là vậy.

Còn nếu chúng ta muốn lập trình để giải mã các loại barcode, tức là chúng ta đã thực sự đi vào công nghệ chế tạo máy quét tem nhãn mã vạch chính hãng. Để lập trình giải mã các loại barcode chúng ta cần phải có hiểu biết chuyên sâu về các loại barcode khác nhau. Đây là một vấn đề không đơn giản chút nào cả trong tình hình barcode của chúng ta Thị trường 2018.

Câu 2: Máy quét barcode 1-D là gì, 2-D là gì ? Làm thế nào để phân biệt được chúng ?

Trả lời: Máy quét barcode 1-D là loại máy quét chỉ quét được các loại barcode tuyến tính, nghĩa là các loại barcode mà các vạch và các khoảng trống được sắp xếp theo thứ tự hàng ngang. Còn máy quét barcode 2-D là loại máy quét các loại barcode 2 chiều như PDF-417, Maxicode, Data Matrix, Softstrip, Vericode v.v... và dĩ nhiên cũng quét được các loại barcode 1-D (xem tem nhãn mã vạch). Để phân biệt máy quét 1D và 2-D, ta nhìn vào cửa sổ bắn tia sáng của chúng. Loại máy quét 1-D có cửa sổ bắn tia sáng hẹp và dài, loại 2-D có cửa sổ vuông vức hoặc tròn. Để phân biệt chính xác hơn ta phải cho máy quét hoạt động. Nếu máy bắn ra tia sáng hẹp và dài thì đó là máy quét 1-D, còn nếu máy bắn ra tia sáng chùm, thì đó là máy quét 2-D.

 

lam sao de su dung may quet ma vach hieu qua hon 6



Câu 3: Làm thế nào để phân biệt được máy quét CCD và máy quét Laser

Trả lời: Máy quét CCD cho tia sáng dày cỡ 1cm và quét tầm xa dưới 8 inches (203 mm), thông thường chỉ khoảng 100mm, máy quét Laser cho ta tia quét rất mãnh khoảng vài mm và quét tầm xa có thể lên đến 8 inches hoặc hơn nữa (cỡ 12" trở lên)

Câu 4: Tôi muốn mua 1 máy quét barcode vậy thì tôi phải mua loại máy quét như thế nào ?

Trả lời: Lẽ dĩ nhiên khách hàng cũng phải cân đối giữa giá tiền và chất lượng máy. Nếu khách hàng chỉ cần quét các loại barcode thông dụng với những kích thước barcode thông thường và không có yêu cầu gì đặc biệt thì khách hàng có thể chọn 1 loại máy quét rẻ tiền cũng được. Nhưng nếu khách hàng có 1 yêu cầu gì đó tương đối đặc biệt thì khách hàng cần phải được tư vấn trước. Thường các loại barcode rẻ tiền không đáp áp được các yêu cầu đặc biệt như:
- Không quét được các loại barcode 1-D đặc biệt, thí dụ như Postnet, Planet, ISBN, v.v...
- Không quét được barcode 2-D
- Không quét được các loại barcode có kích thước quá nhỏ (dưới 6 mil) hoặc quá lớn (trên 12")
- Không quét được ở khoảng hướng dẫn xa (trên 8")
- Tốc độ quét không cao (dưới 100 scan/giây)
Thông thường, một loại máy quét đạt tiêu chuẩn phải có khả năng quét được các loại barcode thông dụng như sau:
- UPC-A, UPC-E
- EAN-13, EAN-8, EAN 128
- Code 128 các loại
- Code 39, Code 93
- Interleaved 2 of 5, Codabar, Pharmacode
Và một số loại khác, ít thông dụng hơn. Bạn nên tham khảo sách hướng dẫn áp dụng để biết được máy quét đang áp dụng có thể quét được những loại barcode nào.

Câu 5: Khi áp dụng máy quét barcode, tôi có cần phải cài driver và áp dụng phần mềm gì đặc biệt để quét barcode không ?

Trả lời: Không, khách hàng không cần phải cài driver gì cho máy quét barcode cả cũng như không cần phải áp dụng phần mềm gì đặc biệt. Bạn nên áp dụng loại máy quét dùng dây Keyboard Wedge hoặc USB để có thể đưa dữ liệu quét được vào thẳng bất cứ phần mềm văn bản nào hoặc bất cứ trường văn bản nào cũng được. "Con nháy" trên màn hình nằm chỗ nào là dữ liệu quét được nhập vào chỗ đó.

Câu 6: Máy quét của tôi lúc trước mới mua về quét được đủ loại barcode. Đến nay "xài" đã 2 năm tự nhiên không quét được Code 93. Xin cho hỏi vì sao ?

Trả lời: Không phải vì khách hàng "xài" 2 năm mà máy không quét được Code 93. Nếu máy khách hàng quét được hầu hết các loại barcode thông dụng nhưng "chừa lại" Code 93 thì lỗi này có thể là do lập trình barcode đã khoá code 93. Bạn nên tham khảo sách hướng dẫn lập trình barcode (thường nằm trong User Manual hoặc User Guide), tìm hướng dẫn bật Code 93 thì máy sẽ quét được Code 93. Còn bằng không thì khách hàng program lại máy quét theo tình trạng mặc định của nhà máy (Factory Default settings). Không phải máy quét nào cũng quét được đủ loại barcode nhưng đa số các loại thông dụng thì máy quét có thể quét được mà không cần phải program gì cả. Một số loại barcode hãng giới thiệu là quét được nhưng khách hàng phải program nó thì mới quét được.
 

lam sao de su dung may quet ma vach hieu qua hon 2



Câu 7: Làm thế nào để quét tem nhãn mã vạch vào áp dụng của tôi (không phải là 1 chương trình văn bản như Word hay Excel).

Trả lời: Đa số các loại máy quét thông dụng đều áp dụng cổng keyboard hay USB để kết nối với máy tính. Khi áp dụng các loại máy quét này dữ liệu quét sẽ được đưa trực tiếp vào trường văn bản nào đang hoạt động. Do đó dù khách hàng dùng bất cứ chương trình gì, miễn có các trường văn bản (text field) là dữ liệu quét có thể được đưa vào đó.

Câu 8: Tôi kết nối máy quét vào máy tính đúng như sách hướng dẫn áp dụng (dùng dây keyboard wedge), nhưng khi tôi quét tem nhãn mã vạch, chỉ nghe tiếng "bíp" mà không thấy xuất hiện cái gì trên màn hình Nodepad.

Trả lời: Nếu quét tem nhãn mã vạch mà nghe 1 tiếng "bíp" thì có nghĩa là máy quét đã quét thành công. Vấn đề là máy quét đã không đưa được dữ liệu vào máy vi tính. Bạn nên kiểm tra lại dây cáp. Thử gõ bàn phím xem còn hoạt động hay không. Nếu nó không hoạt động thì cháp tỏ các đầu tiếp xúc không tốt. Bạn nên rút các đầu cắm ra, kiểm tra và cắm lại. Khi nào cả máy quét và bàn phím cùng hoạt động tốt thì dữ liệu mới có thể đưa được vào máy vi tính.

Câu 9: Máy quét tôi đang quét tốt tự nhiên không quét được gì cả. Không có đèn báo gì cả.

Trả lời: Tình trạng này là do nguồn 5VDC không đưa được vào máy quét nên máy không có đèn báo và lẽ dĩ nhiên máy không hoạt động. Nếu máy quét dùng cổng keyboard hoặc USB thì nguồn này được lấy từ trong máy tính. Bạn nên rút dây ra, kiểm tra dây, các đầu cắm và ghim lại. Nếu máy quét dùng dây RS-232 thì có thêm 1 nguồn điện phụ từ bên ngoài, là 1 Apaptor DC cung cấp nguồn điện 5VDC. Bạn nên kiểm tra Adaptor này. Nếu đã làm hết hướng dẫn mà vẫn không được thì máy đã bị hư mạch bên trong cần phải đem đi sửa chữa (ở chỗ chuyên ngành).

 

lam sao de su dung may quet ma vach hieu qua hon 5



III, Một vài lý do cần sử dụng máy quét mã vạch trong bán hàng

Dần thay thế hướng dẫn bán hàng thủ công với phương pháp tính toán giá thông thường là mô hình bán hàng hiện đại áp dụng thiết bị mã số mã vạch. Giải pháp mã số mã tạo sự tiện lợi, chính xác và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý hàng hóa. Công nghệ mã số tem nhãn mã vạch được áp dụng trong nhiều mô hình kinh doanh siêu thị mini bán lẻ, cửa hàng cho tới nhà hàng, hiệu thuốc…

1. Tốc độ xử lý siêu nhanh

Sử dụng hệ thống tem nhãn mã vạch, khách hàng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho khâu nhập dữ liệu thanh toán. Trung bình, thời gian để quét 1 tem nhãn mã vạch 12 chữ số chỉ bằng thời gian cần bỏ ra để bấm 2 phím trên bàn phím.
 
2. Chính xác 100%

Với hướng dẫn nhập dữ liệu thông thường, trung bình khi nhập 1.000 ký tự sẽ có 10 ký tự bị nhập lỗi. Tuy vậy, với hệ thống áp dụng tem nhãn mã vạch, tỉ lệ này chỉ còn 1 trên 3 triệu. Đặc biệt, với công nghệ laser, tỉ lệ này giảm xuống mức 1 trên 70 triệu. Có thể nói, việc áp dụng hệ thống tem nhãn mã vạch sẽ đem lại hiệu quả tối đa cho tính chính xác dữ liệu.

3. Sử dụng thuận tiện

Chỉ với chưa đầy 15 phút, khách hàng đã có thể thuận tiện áp dụng thành thạo thiết bị quét tem nhãn mã vạch. Việc áp dụng nhãn tem nhãn mã vạch đã trở nên tin dùng với hầu hết các loại sản phẩm, thêm vào đó, việc tự in tem nhãn mã vạch cũng ngày càng trở nên đơn giản, với chi phí đầu tư không đáng kể.
 
4. Tiết kiệm chi phí

Thời gian hoàn vốn cho hệ thống tem nhãn mã vạch trung bình vào khoảng 6-8 tháng. Sử dụng hệ thống tem nhãn mã vạch không chỉ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí khi loại bỏ hoàn toàn khả năng sai sót trong khâu nhập dữ liệu hàng hóa lúc đầu.
 

lam sao de su dung may quet ma vach hieu qua hon 3



Với các hệ thống bán lẻ, cửa hàng, trung tâm thương mại thì máy quét tem nhãn mã vạch chính hãng là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho việc thanh toán hàng hóa tại quầy thu ngân. Hiệu suất bán hàng của siêu thị mini, cửa hàng phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả của máy quét tem nhãn mã vạch giá rẻ mà khách hàng lựa chọn. Chính vì vậy, khách hàng nên cân nhắc kỹ càng khi đưa ra quyết định áp dụng máy quét tem nhãn mã vạch chính hãng cho siêu thị mini, cửa hàng của mình. Cần có quyết định thông minh khi đầu tư máy quét có thương hiệu uy tín để có được hiệu quả tốt nhất, một số thương hiệu khách hàng nên áp dụng: Symbol Motorola, Honeywell, Datalogic…
 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Thống kê
  • Đang truy cập11
  • Hôm nay2,816
  • Tháng hiện tại47,094
  • Tổng lượt truy cập2,654,090
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây